Unterlagen aufbewahren, Fristen kennen und vor dem Umzug ausmisten

Wie lange Sie Unterlagen aufbewahren, hängt davon ab, wofür Sie sie noch brauchen, etwa als Zahlungsnachweis, für die Steuern, für die Wohnungsabgabe oder für die Rente. Orientierung geben die Verjährungsfristen von fünf und zehn Jahren im Obligationenrecht und die Hinweise der Steuerämter, für Selbständige gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Vor dem Umzug lohnt es sich, die Ordner durchzusehen, Unnötiges sicher zu vernichten und den Rest beschriftet zu packen.

Welche Fristen gelten für Quittungen und Rechnungen?

Eine Quittung belegt, dass Sie bezahlt haben. Solange eine Forderung nicht verjährt ist, kann dieser Nachweis wichtig werden. Die Verjährungsfristen im Obligationenrecht sind deshalb ein guter Anhaltspunkt.

Fünf oder zehn Jahre nach dem Obligationenrecht

Nach Art. 127 OR verjähren Forderungen nach zehn Jahren, soweit das Bundeszivilrecht nichts anderes bestimmt. Nach fünf Jahren verjähren gemäss Art. 128 OR unter anderem diese Forderungen.

• Mietzinse und andere periodische Leistungen
• Lieferungen von Lebensmitteln, Verpflegung und Wirtsschulden
• Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren und ärztliche Behandlung
• Berufsarbeit von Anwältinnen, Anwälten, Notarinnen und Notaren
• Forderungen von Arbeitnehmenden aus dem Arbeitsverhältnis, zum Beispiel Lohn

Die Frist beginnt mit der Fälligkeit der Forderung. Eine Anerkennung der Schuld, etwa eine Abschlagszahlung, oder eine Betreibung unterbricht sie, danach beginnt sie neu (Art. 130, 135 und 137 OR). Laut Stiftung für Konsumentenschutz verjähren auch Rechnungen für Internet, TV und Telefon nach fünf Jahren, die Rückgabe eines Darlehens erst nach zehn Jahren (Stand 2026).

Kaufbelege und Garantiescheine

Für Mängel an gekauften Sachen gilt laut Stiftung für Konsumentenschutz eine Garantiefrist von zwei Jahren, bei gebrauchten Sachen kann sie vertraglich auf ein Jahr verkürzt sein. Die Verkäuferin darf die Garantie auch ganz ausschliessen, wenn sie vor dem Vertragsabschluss darauf hinweist (Stand 2026). Der Kaufbeleg zeigt, wann und wo Sie gekauft haben. Bewahren Sie ihn mit dem Garantieschein deshalb mindestens so lange auf, wie die Garantie läuft.

Welche Steuerunterlagen sollten Sie behalten?

Einige Dokumente müssen laut Eidgenössischer Steuerverwaltung (ESTV) eingereicht oder für allfällige Nachfragen der Steuerbehörden bereitgehalten werden, etwa der Lohnausweis sowie Zins- und Schuldzinsbescheinigungen. Für Abzüge können Belege verlangt werden, zum Beispiel für Beiträge an die 2. und 3. Säule, Weiterbildung, Spenden, selbst getragene Krankheitskosten und Fremdbetreuung (Stand 2023).

Behalten Sie auch eine Kopie Ihrer Steuererklärung. Das Doppel erleichtert laut ESTV die Kontrolle der Veranlagungsverfügung und das Ausfüllen der nächsten Steuererklärung. Das kantonale Steueramt Zürich bittet, alle Belege, ob eingereicht oder nicht, bis zur rechtskräftigen Einschätzung aufzubewahren, weil sie nachgefordert werden können.

Eine feste Frist für Privatpersonen ohne selbständige Erwerbstätigkeit nennen diese Quellen nicht. Zur Einordnung hilft eine andere Frist. Ist eine Veranlagung unterblieben oder unvollständig, weil der Steuerbehörde Tatsachen oder Beweismittel nicht bekannt waren, kann sie ein Nachsteuerverfahren einleiten. Dieses Recht erlischt laut den Steuerinformationen von ESTV und Schweizerischer Steuerkonferenz zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Stand 2025). Mit aufbewahrten Belegen können Sie Ihre Angaben dann nachweisen.

Belege zu Wohneigentum

Bei Wohneigentum können Belege lange wichtig bleiben. Der Kanton Thurgau rät etwa, Belege zu Handänderungssteuer und Notariatskosten aufzubewahren, weil sich diese Kosten bei einem späteren Verkauf vom steuerbaren Grundstückgewinn abziehen lassen. Die Regeln Ihres Kantons kennt das kantonale Steueramt.

Pflicht von zehn Jahren für Selbständige

Selbständigerwerbende und juristische Personen müssen laut ESTV Urkunden und Belege zu ihrer Tätigkeit zehn Jahre aufbewahren (Stand 2022). Für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht gilt nach dem Obligationenrecht ebenfalls eine Frist von zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres (KMU-Portal des Bundes). Trennen Sie diese Akten klar von Ihren privaten Unterlagen.

Was gilt für Mietvertrag, Protokolle und Mietzinsdepot?

Mietvertrag, Antrittsprotokoll und Mängelliste vom Einzug brauchen Sie bei der Wohnungsabgabe wieder. Laut Mieterinnen- und Mieterverband kann die Vermieterschaft Sie für Schäden, die nicht im Protokoll stehen, auch später noch verantwortlich machen. Die Schlüsselabgabe lassen Sie sich schriftlich bestätigen, auch wenn kein Protokoll erstellt wird.

Liegt das Mietzinsdepot korrekt auf einem Sperrkonto, muss die Bank das Geld laut Mieterverband auszahlen, sobald ein Jahr seit dem Auszug verstrichen ist. Verweigern kann sie die Auszahlung nur, wenn die Vermieterschaft in diesem Jahr rechtliche Schritte wie Betreibung, Schlichtungsgesuch oder Klage eingeleitet hat. Die Schlussrechnung prüfen Sie anhand des Protokolls.

Behalten Sie die Mietunterlagen deshalb mindestens, bis das Depot ausbezahlt und die Schlussrechnung erledigt ist. Für Zahlungsbelege zu Mietzinsen ist die Verjährungsfrist von fünf Jahren ein Anhaltspunkt. Was bei der Übergabe sonst zählt, zeigt unsere Checkliste zur Wohnungsabgabe.

Was gilt für Lohnausweise, AHV und Pensionskasse?

Unselbständig Erwerbende legen der Steuererklärung laut ESTV einen vom Arbeitgeber unterzeichneten Lohnausweis bei (Stand 2023). Ihr individuelles Konto (IK) bei der AHV hält jedes Jahr die beitragspflichtigen Einkommen fest und ist die Grundlage für die Rentenberechnung. Fehlende Beitragsjahre führen laut Informationsstelle AHV/IV in der Regel zu einer lebenslangen Kürzung der Leistungen.

Laut AHV-Merkblatt 1.01 (Stand 2015, Nachdruck 2024) können Sie einen Auszug aus dem IK jederzeit kostenlos bei einer Ausgleichskasse oder über ahv-iv.ch verlangen. Stimmt ein Eintrag nicht, verlangen Sie innert 30 Tagen nach der Zustellung eine Berichtigung. Haben Sie keinen Auszug oder keine Berichtigung verlangt, lassen sich Einträge später, wenn Leistungen wie eine Rente fällig werden, nur noch berichtigen, wenn der Fehler offensichtlich ist oder voll bewiesen wird. Lohnausweise helfen Ihnen, Ihr Einkommen zu belegen.

Vorsorgeausweise und Austrittsabrechnungen früherer Pensionskassen geben den Überblick über Ihr Guthaben. Fehlt dieser Überblick, können Sie bei der Zentralstelle 2. Säule des Sicherheitsfonds BVG schriftlich nachfragen. Sie gleicht Ihre Daten mit den Meldungen der Einrichtungen ab und informiert Sie über das Ergebnis. Bescheinigungen der Säule 3a brauchen Sie für die Steuererklärung.

Welche Dokumente behalten Sie langfristig?

Manche Unterlagen brauchen Sie nach Jahren wieder. Legen Sie diese in einen eigenen Ordner, den Sie beim Ausmisten nicht anrühren.

• Dokumente zu Zivilstand und Staatsangehörigkeit
• Arbeitszeugnisse, Diplome und Ausbildungsnachweise
• Vorsorgeausweise und AHV-Unterlagen
• Kaufverträge und Belege zu Wohneigentum
• Laufende Verträge und Versicherungspolicen
• Originale von Testament und Vorsorgeauftrag

Sagen Sie einer Vertrauensperson, wo diese Originale liegen.

Wie vernichten Sie alte Unterlagen sicher?

Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Arztberichte und Kopien von Ausweisen enthalten persönliche Daten. Werfen Sie solche Papiere nicht unvernichtet ins Altpapier. Kleine Mengen zerkleinern Sie mit einem Schredder, der Partikel statt Streifen schneidet. Für viele Ordner gibt es Aktenvernichtungsdienste, lassen Sie sich die Vernichtung schriftlich bestätigen. Ob geschreddertes Papier ins Altpapier darf, sagt Ihnen Ihre Gemeinde.

Unterlagen digital aufbewahren

Scans sparen Platz und erleichtern die Suche. Benennen Sie die Dateien einheitlich, etwa mit Jahr, Thema und Absender. Die Plattform «eBanking aber sicher» der Hochschule Luzern empfiehlt, Daten regelmässig zu sichern, etwa auf einer externen Festplatte, den Datenträger möglichst getrennt vom Gerät aufzubewahren und zu prüfen, ob sich die Daten wiederherstellen lassen (Stand 2025). Originale von Verträgen, Urkunden und Zeugnissen behalten Sie trotzdem auf Papier.

Für Geschäftsunterlagen gelten eigene Regeln. Elektronisch aufbewahrte Bücher und Belege müssen jederzeit lesbar gemacht werden können, und eine Speicherung in der Cloud gilt laut KMU-Portal nicht als unveränderbarer Datenträger.

Wie packen Sie Ordner für den Umzug?

Misten Sie aus, bevor Sie packen, dann zügeln Sie nur, was Sie wirklich behalten. Sortieren Sie die Unterlagen in drei Stapel, nämlich behalten, digitalisieren und vernichten.

• Stellen Sie Ordner aufrecht in kleine, stabile Kartons, damit diese nicht zu schwer werden.
• Füllen Sie Lücken mit Papier, damit nichts verrutscht.
• Beschriften Sie jeden Karton mit Inhalt, Jahrgängen und dem Zimmer in der neuen Wohnung.
• Notieren Sie auf Archivschachteln das Jahr, ab dem Sie den Inhalt vernichten möchten.
• Packen Sie Ausweise, Mietverträge, Protokolle, die Umzugsofferte und wichtige Originale in eine eigene Mappe, die Sie selbst transportieren.

Mehr zum Thema lesen Sie auf unserer Seite zu Umzugskartons.

Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Das Ausmisten selbst kostet vor allem Zeit. Beim Zügeln, Einlagern und Vernichten bestimmen diese Faktoren den Aufwand.

• Anzahl und Gewicht der Ordner und Archivschachteln
• Stockwerk, Lift und Tragweg in der alten und der neuen Wohnung
• Menge des Papiers für einen Aktenvernichtungsdienst, Abholung und Bestätigung
• Einlagerung von Kartons oder Möbeln, je nach Volumen und Dauer
• Entsorgung alter Aktenschränke, Regale und Möbel
• Scanner und Speichermedien für die digitale Ablage

Je früher Sie aussortieren, desto weniger Kartons müssen mit.

So unterstützt UmzugKraft Ihren Umzug

UmzugKraft ist eine Umzugs- und Reinigungsfirma mit Einsätzen in der ganzen Schweiz. Bei einem Privatumzug zügeln wir Ihre Möbel, Kartons und Ordner in die neue Wohnung. Möbel und Kartons, die dort vorerst keinen Platz haben, können Sie bei uns einlagern. Alte Aktenschränke, Regale und Möbel, die Sie beim Ausmisten aussortieren, entsorgen wir mit unserer Leistung Entsorgung und Entrümpelung. Für die Wohnungsabgabe übernehmen wir auf Wunsch die Endreinigung mit Abnahmegarantie. Eine Aktenvernichtung bieten wir nicht an. Vertrauliche Unterlagen vernichten Sie deshalb vorher selbst oder über einen spezialisierten Dienst.

Nach einer kostenlosen Besichtigung erhalten Sie eine Offerte mit Fixpreis für den beschriebenen Umfang. Kontakt per Telefon 062 558 77 59 oder WhatsApp 076 419 55 88, erreichbar Montag bis Freitag 08.00 bis 18.30 Uhr und Samstag 08.00 bis 16.00 Uhr. Jetzt unverbindliche Umzugsofferte anfragen.

Checkliste zum Ausmisten vor dem Umzug

Gehen Sie Ihre Ablage mit dieser Liste durch.

• Steuerbelege bis zur rechtskräftigen Einschätzung behalten, wie es der Kanton Zürich empfiehlt, und eine Kopie der Steuererklärung ablegen
• Quittungen für Mietzinse, Handwerker- und Arztrechnungen auf die Frist von fünf Jahren prüfen
• Darlehensverträge mit Blick auf die Frist von zehn Jahren behalten
• Kaufbelege und Garantiescheine bis zum Ende der Garantie aufbewahren
• Mietunterlagen behalten, bis das Depot ausbezahlt ist
• Lohnausweise ablegen und den AHV-Kontoauszug prüfen
• Vorsorgeausweise, Zeugnisse und Urkunden langfristig ablegen
• Als Selbständige Geschäftsunterlagen zehn Jahre aufbewahren
• Papiere mit Personendaten schreddern oder vernichten lassen
• Scans regelmässig auf einem separaten Datenträger sichern
• Kartons beschriften und die Mappe mit Originalen selbst transportieren

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Massgebend sind die Angaben Ihres kantonalen Steueramts.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Steuerunterlagen als Privatperson aufbewahren?

Eine feste Frist für Privatpersonen nennen die hier verwendeten Quellen nicht. Das kantonale Steueramt Zürich bittet, alle Belege bis zur rechtskräftigen Einschätzung aufzubewahren. Ein Nachsteuerverfahren kann laut ESTV und Schweizerischer Steuerkonferenz bis zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode eingeleitet werden (Stand 2025). Im Zweifel fragen Sie Ihr kantonales Steueramt.

Wie lange sollte ich Quittungen und Rechnungen behalten?

Als Anhaltspunkt dienen die Verjährungsfristen. Forderungen verjähren nach dem Obligationenrecht grundsätzlich nach zehn Jahren, Mietzinse, Handwerker- und Arztrechnungen nach fünf Jahren, jeweils ab Fälligkeit.

Wie lange behalte ich den Mietvertrag nach dem Auszug?

Mindestens, bis das Mietzinsdepot ausbezahlt und die Schlussrechnung erledigt ist. Ein korrekt hinterlegtes Depot muss die Bank laut Mieterinnen- und Mieterverband ein Jahr nach dem Auszug auszahlen, wenn die Vermieterschaft bis dahin keine rechtlichen Schritte eingeleitet hat.

Reicht es, Unterlagen nur digital aufzubewahren?

Scans eignen sich als Arbeitskopie. Originale von Verträgen, Urkunden, Zeugnissen, Testament und Vorsorgeauftrag behalten Sie auf Papier. Für Geschäftsbücher gelten besondere Anforderungen, die das KMU-Portal des Bundes erklärt.

Wie entsorge ich Unterlagen mit persönlichen Daten?

Schreddern Sie solche Papiere oder geben Sie grössere Mengen einem Aktenvernichtungsdienst. UmzugKraft bietet keine Aktenvernichtung an, entsorgt auf Wunsch aber alte Möbel und Aktenschränke.

• Fedlex Bundesrecht, Obligationenrecht (OR) Art. 127 bis 137, Verjährung
• Stiftung für Konsumentenschutz, Welche Verjährungsfristen gibt es
• Stiftung für Konsumentenschutz, Wann und wie lange gilt die Garantie
• Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV, Dossier Steuerinformationen, Ausfüllen der Steuererklärung
• Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV, Dossier Steuerinformationen, Veranlagungsverfahren bei den direkten Steuern
• Schweizerische Steuerkonferenz und ESTV, Dossier Steuerinformationen, Nachbesteuerung
• Kanton Zürich, Kantonales Steueramt, Steuererklärung für Privatpersonen
• Kanton Thurgau, Steuerverwaltung, Häufige Fragen natürliche Personen
• KMU-Portal des SECO, Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher
• Mieterinnen- und Mieterverband, Einzug
• Mieterinnen- und Mieterverband, Wohnungsabgabe und Protokoll
• Mieterinnen- und Mieterverband, Schlussrechnung und Depotrückgabe
• Informationsstelle AHV/IV, Bestellung Kontoauszug
• Informationsstelle AHV/IV, Merkblatt 1.01 Auszug aus dem Individuellen Konto
• Sicherheitsfonds BVG, Zentralstelle 2. Säule, Anfrage zu Guthaben aus der beruflichen Vorsorge
• Hochschule Luzern, eBanking aber sicher, Sichern der Daten

Alle Quellen abgerufen am 11. Oktober 2026.